Programme d'aide financière aux participants – Lignes directrices nationales du Programme

Avertissement

Ces lignes directrices sont présentées à titre d'information seulement. Elles ne remplacent pas la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) (LCEE 2012) ni ses règlements. En cas de divergence entre ces lignes directrices et la LCEE 2012 ou ses règlements, la LCEE 2012 ou le règlement, selon le cas, prévaudra.

Pour vous assurer d'avoir les versions les plus récentes de la LCEE 2012 et de ses règlements, veuillez consulter le site Web du ministère de la Justice.

Mises à jour

Ce document peut être revu et mis à jour périodiquement. Pour vous assurer d'avoir la version la plus récente, veuillez consulter la page Politiques et Orientation du site Web de l'Agence canadienne d'évaluation environnementale.

Ce document est également disponible en format PDF d'Adobe [PDF - 480 Ko].

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Table des matières

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Introduction

Le Programme d'aide financière aux participants (PAFP) favorise la participation du public et des groupes autochtones aux évaluations environnementales menées par l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (l'Agence), par une commission d'examen et par une commission d'examen conjoint en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) (LCEE 2012). Le PAFP est administré par l'Agence.

La LCEE 2012 établit les rôles, les responsabilités et la marche à suivre pour les évaluations environnementales. Aux termes des articles 57 et 58 de la LCEE 2012, l'Agence est tenue d'établir un programme d'aide financière aux participants afin de faciliter la participation du public aux évaluations environnementales qu'elle mène ainsi qu'aux évaluations environnementales qui ont été renvoyées à une commission d'examen.

Le présent document vise à décrire les éléments et le processus du PAFP, ainsi que les rôles et les responsabilités des demandeurs dont les demandes ont été acceptées.

Les particuliers, les groupes autochtones et les organismes sans but lucratif constitués en personne morale qui souhaitent participer à une évaluation environnementale peuvent demander de l'aide financière dans l'une des deux catégories suivantes :

  • Aide financière régulière : offre une aide financière aux particuliers, aux organismes sans but lucratif constitués en personnes morales et aux groupes autochtones pour leur permettre de se préparer et de participer aux principales occasions de participation publique offertes durant les évaluations environnementales menées par l'Agence, par une commission d'examen ou par une commission d'examen conjoint.
  • Aide financière autochtone : fournit une aide financière aux groupes autochtones pour leur permettre de se préparer et de participer aux activités de consultation auprès des Autochtones ainsi qu'aux principales occasions de participation liées aux évaluations environnementales menées par l'Agence, par une commission d'examen ou par une commission d'examen conjoint. Les groupes autochtones qui reçoivent de l'aide financière autochtone pour un processus d'évaluation environnementale particulier n'ont pas droit à de l'aide financière régulière pour le même processus.

L'aide financière offerte par le PAFP de l'Agence appuie les Occasions de participation du public affichées sur le site Web de l'Agence ainsi que les occasions de consultation auprès des Autochtones décrites dans les plans de consultation auprès des Autochtones établis pour le projet.

L'Agence reçoit un budget annuel fixe pour le PAFP et l'administre de manière à offrir des contributions financières limitées aux demandeurs admissibles de façon équitable et transparente. L'Agence n'est pas en mesure d'absorber tous les frais engagés et elle invite les participants à chercher d'autres sources d'aide financière ou d'aide en nature.

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Objectif

L'objectif global du PAFP est d'encourager une participation efficace en aidant à faire en sorte que les préoccupations liées aux effets potentiels d'un projet sur l'environnement, sur les groupes autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traités potentiels ou existants sont prises en compte durant le processus d'évaluation environnementale.

La participation efficace peut :

  • offrir aux particuliers et aux organismes l'occasion de contribuer à la planification des projets qui sont susceptibles d'avoir des répercussions sur eux;
  • permettre aux promoteurs et à l'Agence de mieux comprendre les intérêts et les préoccupations du public à l'égard des effets environnementaux d'un projet et d'y répondre;
  • aider à cerner et à prévenir ou à atténuer la possibilité d'effets négatifs sur l'environnement en soumettant les connaissances de la collectivité et le savoir traditionnel des Autochtones qui peuvent être appliqués dans l'évaluation environnementale; et
  • éclairer le processus d'évaluation environnementale et les décisions qui en découlent.

Le PAFP offre cette aide financière pour concrétiser ces avantages.

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Fonctionnement du Programme

Normes du service à la clientèle

Les normes du service à la clientèle du PAFP de l'Agence relatif à une évaluation environnementale réalisée par l'Agence ou par une commission sont indiquées ci-dessous :

Tableau 1 - Normes du service à la clientèle
Étapes du processusDélais standardsNotes et commentaires
*en jours ouvrables, sauf pour la période allouée à la présentation des demandes.
Période allouée à la présentation des demandes30 joursEn jours calendrier. Le Programme peut accorder des délais plus courts ou plus longs dans des circonstances exceptionnelles
Examen des demandes1 à 3 jours 
Travaux du comité d'examen de l'aide financière et, s'il y a lieu, obtention de révisions des demandes d'aide financière ou de documents additionnels1 à 5 joursPeut varier selon le temps de réponse du client
Décision d'attribuer une aide financière5 à 15 jours 
Signature de l'entente de l'Agence une fois reçue par le bénéficiaire1 à 3 jours 
Traitement d'un paiement (une fois que la demande de remboursement complète est reçue)10 à 20 jours 
TOTAL48 à 76 jours * 

Détermination de l'aide financière

L'aide financière aux participants est disponible lorsqu'un projet est soumis à une évaluation environnementale menée par :

  • l'Agence; ou
  • une commission d'examen ou une commission d'examen conjoint.

Le montant d'aide financière est déterminé, non pas en fonction de l'évaluation, mais en fonction du groupe touché et du public. L'Agence a préétabli des niveaux maximaux d'aide financière pour chaque bénéficiaire de manière à ce que le même montant soit disponible pour tous les demandeurs de tous les projets et de toute région.

Évaluation environnementale menée par l'Agence

Les projets visés dans le Règlement désignant les activités concrètes peuvent nécessiter une évaluation environnementale. L'Agence doit décider si une évaluation environnementale est requise au plus tard 45 jours suivant l'affichage, sur le site Internet du Registre canadien d'évaluation environnementale, d'un avis indiquant que le promoteur a présenté une description de projet adéquate. Si une évaluation environnementale est requise, elle est amorcée par l'Agence.

Le processus d'évaluation environnementale commence par une période de commentaires sur les Lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental. Environ 30 jours après la clôture de la période de commentaires sur les Lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental, l'Agence annoncera que de l'aide financière est disponible.

L'aide financière aux participants pour une évaluation environnementale menée par l'Agence est offerte pour aider le participant à :

  • examiner le résumé de l'étude d'impact environnemental ou l'étude d'impact environnemental préparé par le promoteur et formuler des commentaires écrits à l'Agence; et
  • examiner le rapport provisoire d'évaluation environnementale préparé par l'Agence et fournir des commentaires écrits à propos de ce rapport.

Évaluation environnementale menée par une commission d'examen ou par une commission d'examen conjoint

Le ou la ministre de l'Environnement peut renvoyer l'évaluation environnementale d'un projet à une commission d'examen au cours des 60 premiers jours de l'évaluation environnementale. Durant cette période, l'Agence commence l'évaluation environnementale tel que décrite à la section précédente.

La disponibilité d'une aide financière aux participants est annoncée au début du processus d'examen par une commission.

L'aide financière aux participants pour l'évaluation environnementale menée par une commission d'examen est offerte pour aider le participant à :

  • examiner le mandat provisoire et fournir des commentaires écrits à l'Agence à son sujet;
  • examiner le résumé de l'étude d'impact environnemental ou l'étude d'impact environnemental préparé par le promoteur et fournir des commentaires écrits à l'Agence ou à la commission d'examen à leur sujet; et
  • se préparer aux audiences publiques de la commission d'examen et à y participer.

L'aide financière peut servir à faciliter la consultation auprès des Autochtones sur le rapport de la commission d'examen seulement dans le cas du financement autochtone.

Aide financière régulière

Le montant maximal d'aide financière disponible pour la participation du public à une évaluation menée par l'Agence est de 12 300 $, tandis que pour une évaluation environnementale menée par une commission d'examen ou une commission d'examen conjoint, le montant maximal est de 21 800 $.

Aide financière autochtone

Pour décider de ce qui constitue une contribution raisonnable aux groupes autochtones pour faciliter leur participation à une évaluation environnementale ou aux activités de consultation du gouvernement fédéral, l'Agence reconnaît trois catégories d'activités pouvant être mises en œuvre par les groupes autochtones :

  • Consultation communautaire : discussions au sein de la collectivité autochtone au sujet du projet et de ses effets potentiels sur l'environnement et les droits ancestraux ou issus de traités, afin de recueillir les points de vue et des renseignements et les faire valoir durant le processus d'évaluation environnementale et les activités de consultation;
  • Examen technique et commentaires : examen de tous les documents techniques préparés durant le processus d'évaluation environnementale et formulation de commentaires à leur sujet; et
  • Consultation auprès du gouvernement fédéral : présentation des points de vue du groupe autochtone au gouvernement fédéral.

En fonction des occasions de participation et de consultation durant le processus d'évaluation environnementale définies dans le plan de travail sur les consultations, l'Agence détermine l'aide financière offerte pour faciliter les activités décrites ci-dessus en utilisant les montants maximaux d'aide financière préétablis.

Avis de disponibilité de l'aide financière

Avis de disponibilité de l'aide financière régulière

Afin d'informer le public de la disponibilité d'une aide financière, l'Agence publie des avis dans les médias locaux et fait parvenir un communiqué de presse aux médias provinciaux. Le communiqué et l'avis public sont aussi affichés sur le site Internet du Registre canadien d'évaluation environnementale.

Avis de disponibilité de l'aide financière autochtone

L'aide financière autochtone est directement liée aux activités de consultation autochtone de l'Agence associées à un projet. L'Agence informe directement les groupes autochtones concernés de la disponibilité de l'aide financière autochtone. Cette communication se fait parallèlement avec l'annonce d'une aide financière régulière.

Bénéficiaires admissibles

Les particuliers, les organismes sans but lucratif constitués en personne morale et les groupes autochtones peuvent demander de l'aide financière.

Pour être admissibles à l'aide financière, les participants doivent démontrer que leur participation sera utile à l'évaluation environnementale et qu'ils satisfont à au moins l'un des critères suivants :

  • avoir un intérêt direct et local dans le projet, notamment vivre dans le secteur du projet ou y posséder des biens fonciers;
  • posséder des connaissances locales ou des connaissances traditionnelles autochtones pouvant être utiles à l'évaluation environnementale;
  • vouloir fournir des renseignements spécialisés pertinents sur les effets environnementaux prévus du projet; et/ou
  • avoir un intérêt relativement aux effets potentiels du projet sur des terres visées par un traité ou un règlement, un territoire traditionnel et/ou les revendications et droits connexes.

Bénéficiaires non admissibles

Les organismes représentant un gouvernement, autre qu'un gouvernement autochtone, ne sont pas admissibles à l'aide financière du programme.

Les particuliers, les organismes ou les groupes qui désirent faire valoir leur opinion sur les effets environnementaux du projet peuvent toutefois participer au processus d'évaluation environnementale, même s'ils ne sont pas admissibles à l'aide financière.

Dépenses

Dépenses admissibles

Les dépenses ci-dessous sont admissibles à une aide financière dans le cadre du PAFP (pour obtenir de plus amples renseignements voir l'annexe B du formulaire de demandeContexte et description des catégories de dépenses) :

  • Frais de préparation de rapports[1]
  • Services professionnels[2]
  • Frais de déplacement (les itinéraires de voyage, de vols, les repas, l'hébergement et les frais accessoires)
  • Honoraires des aînés et offrandes cérémonielles (notamment les coûts engagés pour transmettre des connaissances traditionnelles autochtones ou des connaissances communautaires pertinentes dans le cadre de l'évaluation environnementale. L'aîné ne peut recevoir de salaire ou d'autre revenu direct concernant l'activité pour laquelle il demande des honoraires. Les offrandes cérémonielles comprennent les coûts engagés pour offrir des cadeaux aux aînés, comme du tabac, en reconnaissance des connaissances traditionnelles autochtones ou des connaissances communautaires pertinentes dans le cadre de l'évaluation environnementale).

Afin d'être admissible au remboursement, tous les frais doivent être attribués à ces catégories de dépenses et contribuer directement aux activités décrites dans le plan de travail approuvé (annexe B de l'entente de contribution).

Dépenses non admissibles

Le PAFP ne financera pas les activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits qui sont financés par d'autres sources publiques ou privées. Cela comprend l'information préparée par l'Agence, par le promoteur ou, dans le cas d'un examen par une commission, par la commission d'examen.

Les demandeurs doivent préciser dans leur demande toutes les autres sources de financement fourni par d'autres paliers de gouvernement dans le cadre d'un projet particulier. S'il est établi que les dépenses étaient déjà couvertes par une autre source de financement, l'Agence peut demander que ces fonds soient remboursés.

Aucune aide financière aux participants n'est attribuée pour l'examen des lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental et la formulation de commentaires à leur égard.

Présentation d'une demande

Un formulaire de demande d'aide financière dûment rempli doit être présenté avant la date limite pour qu'elle soit prise en compte. Les formulaires de demande sont disponibles sur le site Web de l'Agence.

La date limite pour présenter une demande d'aide financière est généralement fixée à 30 jours suivant l'annonce de la disponibilité de l'aide financière régulière et autochtone. La date limite est indiquée clairement dans les Avis publics et communiqués de presse.

Seuls les formulaires de demande dûment remplis reçus avant la date limite seront pris en compte.

Les demandes dûment remplies et les documents à l'appui doivent être transmis à l'Agence de l'une des façons suivantes :

  • par courrier électronique à :PAFP.PFP@acee-ceaa.gc.ca
  • par la poste à : Programme d'aide financière aux participants
    Agence canadienne d'évaluation environnementale
    160 , rue Elgin, 22e étage
    Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Évaluation de la demande

Un comité d'examen de l'aide financière examine toutes les demandes reçues pour déterminer si les activités proposées correspondent aux occasions de participation du public et aux activités de consultation auprès des Autochtones établies par l'Agence et si les dépenses connexes sont proportionnelles à l'effort et aux ressources nécessaires pour appuyer ces activités. En fonction de cette analyse, le comité recommande ou non l'approbation de l'aide financière et, le cas échéant, recommande un montant approprié pour chaque demandeur au président de l'Agence, qui prend la décision finale pour chaque demande d'aide financière.

Aide financière

Le président de l'Agence prend la décision finale quant à la répartition de l'aide financière en se fondant sur le rapport et les recommandations du Comité et en tenant compte de tout autre facteur déterminé par l'Agence.

Il se peut que certains demandeurs ne reçoivent pas d'aide financière. D'autres pourraient recevoir un montant inférieur à celui qu'ils demandaient. Peu importe le résultat, les demandeurs peuvent participer à l'évaluation environnementale.

L'Agence informe les demandeurs de la décision du président concernant l'aide financière. Les noms des demandeurs retenus et les montants approuvés de l'aide financière sont rendus publics sur la page Salle des médias de l'Agence et sur le site Web de l'Agence pour les octrois de fonds supérieurs à 25 000 $ dans le cadre des efforts de transparence du gouvernement du Canada.

Entente de contribution

Lorsque l'aide financière est approuvée, l'Agence communique avec le demandeur pour conclure une entente de contribution. Une entente de contribution est un type de contrat entre l'Agence et le bénéficiaire des fonds. Un modèle d'une entente de contribution est disponible sur la page Web du PAFP.

L'entente de contribution qui est signée par le demandeur (appelé le « bénéficiaire » dans l'entente) et l'Agence, établit les modalités de l'aide financière et les obligations de tous les signataires.

Seuls les frais engagés après la signature de l'entente de contribution par le bénéficiaire et l'Agence peuvent être remboursés.

De plus, l'entente de contribution :

  • précise les coûts admissibles;
  • précise les activités admissibles décrites dans le plan de travail approuvé;
  • précise les modalités de paiement;
  • précise la date d'entrée en vigueur et la durée de l'entente; et
  • exige du bénéficiaire qu'il rende compte des fonds publics reçus.

Comme les demandes d'aide financière sont fondées sur des montants approximatifs, un écart maximal de 20 p. 100 dans des catégories de dépenses peut être autorisé. Le bénéficiaire doit présenter une demande écrite accompagnée des pièces justificatives pour modifier les dépenses admissibles originales approuvées à l'Annexe A de l'entente de contribution. La demande doit être approuvée par l'Agence et le montant total demandé ne doit pas excéder le niveau original des fonds approuvés.

L'Agence se réserve le droit de vérifier ou de faire vérifier l'état financier des comptes et des ressources du bénéficiaire pour veiller au respect des dispositions de l'entente de contribution.

Dépôt direct

Le gouvernement du Canada passe du paiement par chèque au dépôt direct, un virement de fonds électronique dans votre compte bancaire. Le dépôt direct sera plus rapide que les chèques. Pour plus d'informations sur le dépôt direct, consultez votre banque ou institution financière, ou téléphonez sans frais au 1-800-O-Canada (1-800-622-6232). Vous pouvez également trouver plus d'informations, y compris une courte vidéo informative, sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous avez actuellement un compte bancaire ou si vous êtes en droit d'en ouvrir un, nous vous encourageons à vous inscrire en remplissant le Formulaire d'adhésion du bénéficiaire et demande de paiement électronique et de le retourner à l'Agence de l'une des façons suivantes :

  • par courrier électronique à : PAFP.PFP@acee-ceaa.gc.ca
  • par télécopieur au :613-948-9172
  • par la poste à : Programme d'aide financière aux participants
    Agence canadienne d'évaluation environnementale
    160 , rue Elgin, 22e étage
    Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Paiements

L'entente de contribution comprend des modalités de paiement. L'aide financière peut être versée au bénéficiaire de deux façons, sous forme de paiement provisoire ou de paiement final. Un formulaire de Rapport financier détaillé peut être téléchagé à partir du site Web de l'Agence.

Paiement provisoire

Un paiement provisoire peut être fait après que le bénéficiaire ait engagé des dépenses admissibles en prenant part à des activités de participation publique décrites dans le plan de travail approuvé, mais avant que toutes les activités relatives à sa participation soient terminées.

Paiement final

Une demande de paiement final peut être présentée une fois que toutes les dépenses admissibles liées à la dernière occasion de participation ont été engagées par le bénéficiaire et qu'il ne reste aucune occasion de participer à l'évaluation environnementale.


[1] Comprend : salaires du personnel, frais administratifs (tels que la tenue de livres, le suivi de la comptabilité et les rapports sur les produits livrables spécifiques au projet pour lequel l'aide financière est approuvée), et d'achats de fournitures de bureaux, de communications téléphoniques, location de bureaux et salles de réunions, cueillette et diffusion d'information, publicité et promotion générales dans les médias et autres dépenses.

[2] Comprend : honoraires professionnels (aide ou conseils d'experts obtenus relativement aux aspects environnementaux, techniques ou sociaux liés aux objectifs de l'évaluation environnementale) et les frais juridiques (aide et conseils juridiques liés directement à la participation du bénéficiaire).

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Coordonnées

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Programme, veuillez consulter le site Web de l'Agence à http://www.ceaa-acee.gc.ca/default.asp?lang=Fr&n=E33AE9FB-1.

Vous pouvez également écrire à :

Programme d'aide financière aux participants
Agence canadienne d'évaluation environnementale
Place Bell Canada
160, rue Elgin, 22e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3
Tél. : 1-866-582-1884
PAFP.PFP@acee-ceaa.gc.ca

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